Cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp, đúng chuẩn trong tiếng Anh

1. Greeting – Phần chào hỏi

Lời chào mở đầu là phần không thể thiếu trong mỗi email tiếng Anh. Một email chuẩn thường mở đầu bằng cấu trúc: Dear + Danh xưng người nhận.

• Ví dụ:
  • Dear Mr. Hoang,
  • Dear Ms. Tran.

Nếu không xác định được tên riêng, bạn có thể dùng “Dear Sir/Madam”. Tuy nhiên, hạn chế sử dụng mẫu này để thể hiện sự tôn trọng với người nhận.

2. Opening comment – Phần hỏi thăm

Phần này thể hiện thiện chí của người viết và tạo thiện cảm.

• Một số mẫu câu:
  • How are you doing? (Chỉ nên dùng trong trường hợp thân mật)
  • Thank you for contacting our company.
  • Thank you for your cooperation on the last project.

3. Introduction – Giới thiệu lý do viết email

Ngay sau phần hỏi thăm, đi thẳng vào lý do viết email.

• Mẫu câu:
  • I am writing this email to + lý do cụ thể.
• Ví dụ:
  • I am writing this email to inform you about the results of your interview.

4. Main point – Nội dung chính

Phần này trình bày chi tiết nội dung cần trao đổi. Sử dụng câu từ ngắn gọn, rõ ý.

• Một số cụm từ nối có thể sử dụng:
  • Regarding … / Concerning …
  • According to the results of the last meeting, …

5. Concluding sentence – Kết thúc email

Kết thúc email với những câu nhằm thúc đẩy hành động của người nhận.

• Mẫu câu:
  • I look forward to hearing from you.
  • Please contact us if you are interested in this project.

6. Signing off – Ký tên

Khi viết email tiếng Anh, để kết thư một cách trang trọng bạn có thể sử dụng:

• Yours sincerely
• Best regards
• Respectfully

7. Từ viết tắt thông dụng khi viết email tiếng Anh

• ASAP: As soon as possible
• Cc: Carbon copy (gửi email cho nhiều người)
• RSVP: Please reply (vui lòng hồi đáp)
• FW: Forward (chuyển tiếp)

8. Mẫu câu thông dụng khi viết email tiếng Anh

8.1. Chào hỏi:

1. I hope this email finds you well.
   Tôi hy vọng email này đến tay bạn trong tình trạng tốt.
2. Thank you for your prompt response.
   Cảm ơn bạn đã phản hồi nhanh chóng.
3. It was great to meet you at the conference last week.
   Thật tuyệt khi gặp bạn tại hội nghị tuần trước.
4. I hope you had a wonderful weekend.
   Tôi hy vọng bạn đã có một cuối tuần tuyệt vời.
5. I appreciate your help on this matter.
   Tôi rất trân trọng sự giúp đỡ của bạn về vấn đề này.
6. I trust you are doing well.
   Tôi tin rằng bạn đang khỏe mạnh.
7. Thank you for your attention to this matter.
   Cảm ơn bạn đã chú ý đến vấn đề này.
8. I hope you’re having a productive week.
   Tôi hy vọng bạn có một tuần làm việc hiệu quả.
9. I wanted to reach out and say hello.
   Tôi muốn liên lạc và chào hỏi bạn.
10. I hope you are enjoying your time at the company.
    Tôi hy vọng bạn đang tận hưởng thời gian làm việc tại công ty.

8.2. Giới thiệu lý do viết email:

1. I am writing to follow up on our previous conversation.
   Tôi viết email này để theo dõi cuộc trò chuyện trước đó của chúng ta.
2. I would like to inquire about the status of my application.
   Tôi muốn hỏi về tình trạng hồ sơ xin việc của mình.
3. I am contacting you to discuss our upcoming project.
   Tôi liên hệ với bạn để thảo luận về dự án sắp tới của chúng ta.
4. This email is to confirm our meeting scheduled for next week.
   Email này để xác nhận cuộc họp của chúng ta được lên lịch vào tuần tới.
5. I wanted to reach out to clarify a few points regarding our contract.
   Tôi muốn liên lạc để làm rõ một số điểm về hợp đồng của chúng ta.
6. I am writing to express my interest in the job opening at your company.
   Tôi viết để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí tuyển dụng tại công ty của bạn.
7. I am reaching out to provide an update on the project’s progress.
   Tôi liên hệ để cung cấp thông tin cập nhật về tiến độ dự án.
8. I wanted to check in and see how everything is going.
   Tôi muốn kiểm tra xem mọi việc diễn ra như thế nào.
9. I am writing to request additional information about your services.
   Tôi viết để yêu cầu thêm thông tin về dịch vụ của bạn.
10. I am contacting you to express my concerns about the recent changes.
    Tôi liên lạc để bày tỏ lo ngại về những thay đổi gần đây.

8.3. Nội dung chính:

1. Regarding your request, I have attached the necessary documents.
   Liên quan đến yêu cầu của bạn, tôi đã đính kèm tài liệu cần thiết.
2. Concerning our last meeting, here are the notes and action items.
   Về cuộc họp cuối cùng của chúng ta, đây là các ghi chú và nhiệm vụ cần thực hiện.
3. According to the latest report, we are on track to meet our goals.
   Theo báo cáo mới nhất, chúng ta đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu.
4. As per our discussion, I have included the relevant details below.
   Theo cuộc thảo luận của chúng ta, tôi đã bao gồm các chi tiết liên quan bên dưới.
5. I would like to highlight a few important points from our last conversation.
   Tôi muốn nhấn mạnh một số điểm quan trọng từ cuộc trò chuyện cuối cùng của chúng ta.
6. Following up on our meeting, I wanted to share the presentation slides.
   Để theo dõi cuộc họp của chúng ta, tôi muốn chia sẻ các slide thuyết trình.
7. I would like to discuss the next steps for our collaboration.
   Tôi muốn thảo luận về các bước tiếp theo cho sự hợp tác của chúng ta.
8. Attached to this email, you will find the data you requested.
   Đính kèm theo email này, bạn sẽ tìm thấy dữ liệu bạn đã yêu cầu.
9. I want to bring your attention to the upcoming deadlines.
   Tôi muốn thu hút sự chú ý của bạn đến các hạn chót sắp tới.
10. Here are the details of the proposal we discussed last week.
    Đây là các chi tiết của đề xuất mà chúng ta đã thảo luận tuần trước.

8.4. Kết thúc email:

1. I look forward to hearing from you soon.
   Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.
2. Please let me know if you need any further information.
   Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin nào khác.
3. I appreciate your attention to this matter.
   Tôi rất trân trọng sự chú ý của bạn đến vấn đề này.
4. Thank you for your cooperation.
   Cảm ơn bạn đã hợp tác.
5. I am eager to hear your thoughts on this.
   Tôi rất mong được nghe ý kiến của bạn về vấn đề này.
6. Please do not hesitate to reach out if you have any questions.
   Xin đừng ngần ngại liên lạc nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
7. I would appreciate your prompt response to this email.
   Tôi sẽ rất trân trọng nếu bạn phản hồi nhanh chóng cho email này.
8. Looking forward to your feedback.
   Mong nhận được phản hồi từ bạn.
9. Thank you for your time and consideration.
   Cảm ơn bạn đã dành thời gian và xem xét.
10. I hope to hear from you soon.
    Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.

8.5. Ký tên:

1. Best regards,
   Trân trọng,
2. Yours sincerely,
   Kính thư,
3. Thank you,
   Cảm ơn,
4. Warm regards,
   Thân ái,
5. Sincerely,
   Chân thành,
6. Kind regards,
   Kính chúc,
7. Respectfully,
   Kính trọng,
8. With appreciation,
   Xin trân trọng cảm ơn,
9. Yours faithfully,
   Trân trọng kính chào,
10. Best wishes,
    Chúc bạn tốt nhất,

Những câu mẫu này sẽ giúp bạn viết email tiếng Anh một cách tự nhiên và chuyên nghiệp hơn trong nhiều tình huống khác nhau.

Kết luận

Chúng ta đang sống trong một thế giới ngày càng kết nối, và việc học tiếng Anh không chỉ giúp bạn giao tiếp mà còn mở ra nhiều cơ hội mới trong cuộc sống và sự nghiệp. Khóa học tiếng Anh Telesa 1:1 chính là giải pháp lý tưởng để bạn nâng cao kỹ năng ngôn ngữ của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.